Ở môi trường văn phòng hoặc các cơ quan nhà nước có thể bạn đã nghe qua về yêu cầu đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên không phải ai cũng biết và hiểu rõ về hình thức đóng dấu sao cho chuẩn xác, đúng quy chuẩn theo quy định. Nên trong bài viết này, nhân viên của xưởng in ấn quảng cáo TopPrint sẽ tổng hợp một số thông tin liên quan đến khái niệm đóng dấu giáp lai là gì, mục đích và tính pháp lý của con dấu, đóng dấu giáp lai các bạn nhé.

Con dấu (dấu pháp nhân) có nhiều hình thức thể hiện khác nhau như dấu tròn áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước… thể hiện tư cách pháp nhân (tư cách pháp lý) hợp pháp của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã đăng ký với cơ quan nhà nước.

Tổng hợp thông tin về khái niệm, cách đóng dấu giáp lai

Con dấu pháp nhân được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng nó theo đúng quy chuẩn và quy định của pháp luât Việt Nam hiện nay.

Vậy dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu giáp lai theo quy định pháp luật hiện hành như thế này, hãy cùng TopPrint tìm hiểu trong bài viết này nhé.

  1. Khái niệm về đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Thông thường khi các công ty kí kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ kí và con dấu bên trong phần cuối của hợp đồng, còn có một dấu giáp lai của các bên kí kết nếu tất cả các bên là những tổ chức có sử dụng con dấu.

  1. Quy định đóng dấu giáp lai

Ngày nay có rất nhiều vị trí khác nhau và cách thức đóng dấu cũng sẽ khác nhau va chúng sẽ bao gồm những trách nhiệm pháp lí cũng như những vai trò riêng biệt.

Đóng dấu giáp lai cần tuân thủ theo đúng quy định chung về việc đóng dấu được quy định tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư:

“Điều 26. Đóng dấu

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều & dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

minh họa đóng giáp lai
Ảnh tham khảo cách đóng giáp lai hợp đồng, tài liệu quan trọng
  1. Cách đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai hợp đồng hoặc văn bản được ghi cụ thể tại Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV như sau:

“Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

Quy định này được áp dụng ở các cơ quan hành chính cũng như các công ty, doanh nghiệp hiện tại nên cần nắm rõ cách đóng dấu giáp lai để khi cần thì biết cách thực hiện.

  1. Mục đích đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai sẽ nhằm những mục đích sau đây:

  • Đóng dấu giáp lai sẽ giúp tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan Nhà nước.
  • Đóng dấu giáp lai cũng sẽ giúp đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc ai đó cố tình làm sai lệch kết quả đã được đăng ký trước đó của các công ty, doanh nghiệp.

Nhìn chung thì chủ yếu việc đóng dấu giáp lai là nhằm mang lại cho các văn bản sự khách quan, chính xác để tránh bị thay đổi.

  1. Tính pháp lí của dấu giáp lai

Theo nội dung được ghi chi tiết rõ ràng ở Khoản 2 Điều 13 của TT01/2011/TT-BNV có quy định con dấu chồng chéo được đóng ở giữa cạnh phải của tài liệu hoặc phụ lục văn bản, bao gồm một phần của tài liệu; chỉ được đóng dấu giáp lai trên 5 trang là tối đa.

Do đó con dấu được sử dụng để đóng ở cạnh trái hoặc phải của tài liệu có chứa hai tờ trở lên. Dấu giáp lai hợp lệ phải được đóng ở giữa cạnh phải của văn bản hay là ở vị trí giữa của phụ lục trong một văn bản cụ thể.

Khi các công ty kí kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ kí va đóng dấu của các bên ở phần cuối hợp đồng thì sẽ còn có thêm dấu giáp lai của tất cả các bên nếu như họ cũng đang sử dụng những con dấu của riêng mình.

Do đó lúc này dấu giáp lai cần được đóng ở tất cả các tờ trong văn bản nhằm đảo bảo độ chính xác của từng tờ giấy cũng như phòng tránh hiệu quả những trường hợp giả mạo thông tin.

  1. Những văn bản cần đóng dấu giáp lai

Văn bản cần đóng dấu giáp lai được quy định theo Điều 20, Khoản 3, điểm b Nghị định 23/2015/NĐ-CP có ghi rõ:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Ngoài ra văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định cụ thể tại điều 49 của Luật Công Chứng 2014 như sau:

Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng

“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”

Ngoài ra, tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:

“Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Nhìn chung qua những điều trên đây thì có thể hiểu dấu giáp lai được dùng để đóng cho các loại hợp đồng, văn bản, giấy tờ có từ 2 mặt trở lên với loại văn bản in 1 mặt và từ loại văn bản in 2 mặt có từ 3 trang trở lên.

  1. Quy định về quản lí dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai được quy định tại điều 25, Nghị định 110/2004/NĐ-CP có ghi rõ:

“1. Việc quản lý & sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

  • Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
  • Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
  • Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
  • Không được đóng dấu khống chỉ.

7.1. Quy định sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

  • Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
  • Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.”

Trên đây là một số thông tin và các quy định về đóng dấu giáp lai mà bạn cần nắm rõ để tránh việc sử dụng sai lệch.

Hi vọng với những thông tin này, TopPrint đã giúp bạn hiểu thêm phần nào về dấu giáp lai và các quy định của pháp luật hiện hành xoay quanh cách đóng dấu giáp lai.

Bài viết liên quan

banner chúc mừng năm mới

Dịch vụ in ấn

Chat zalo
Chat Facebook